E-Rechnung – Teil 2

Was ist eine E-Rechnung und wie gehe ich damit um?
Eine per E-Mail versendete Rechnung im PDF-Format ist KEINE E-Rechnung.
Ziel der digitalen E-Rechnung ist die automatisierte Verarbeitung, die dadurch ermöglicht wird, dass die Rechnung in einem strukturiertem Datenformat erstellt wird.

Manuelles Einscannen, Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen wird mit der E-Rechnung entfallen. Standardisierte Datenfelder können maschinell gelesen werden. In Europa weit verbreitete Formate für die E-Rechnung sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und X-Rechnung, welche besonders in Deutschland genutzt wird.

X-Rechnung ist ein XML-Format, das mit Hilfe eine Visualisierungslösung angezeigt werden kann. Das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD ist ein PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Es bietet den Vorteil, dass die Anzeige des PDF wie bisher möglich ist.

WICHTIG!
Papierrechnungen und PDF-Rechnungen gelten künftig als „sonstige Rechnungen“ und berechtigen nicht mehr zum Vorsteuerabzug.

Empfang von E-Rechnungen
Um sich auf den Empfang von E-Rechnungen vorzubereiten, sollten Sie sich jetzt schon mit dem Thema vertraut machen. Neben dem Empfang gehört insbesondere auch die weitere Bearbeitung der E-Rechnungen dazu. Die notwendigen Änderungen in den Prozessen sollten in bestehende Prozess- oder Verfahrens-Dokumentationen aufgenommen und betreffende Mitarbeitende informiert werden.

HINWEIS:
Zur Absicherung des Empfangs von E-Rechnungen sollten Sie bis zum 01.01.2025 mindestens ein separates E-Mail-Postfach einrichten. Zur Vermeidung bzw. Reduzierung von Spam sollte als E-Mailadresse nicht Rechnung@Ihre-Domain.de verwendet werden.

Mit Ihrem Zugang zu unserem Mandanten-Portal OneClick wird Ihnen der einfache und unkomplizierte E-Rechnungsempfang per Mail in Verbindung mit dem Beleg- und Dateiupload ermöglicht.
Sie können sich E-Rechnungen direkt im Mandanten-Portal unter Belegupload anzeigen lassen. So können Sie auch X-Rechnungen ohne zusätzliche Visualisierungslösungen anschauen.

Falls Sie unser Mandantenportal noch nicht nutzen, kommen Sie gern auf uns zu.
Wir richten Ihnen gern einen Zugang ein.

Nutzen Sie das hier verfügbare Dokument Quickstart-Rechnungsempfang unseres Software-Partners Wolters-Kluwer, um sich auch damit auf die Einführung und Nutzung der E-Rechnung vorzubereiten.

Lesen Sie hier E-Rechnung – Teil 1 

 

… wird fortgesetzt