E-Rechnung – Teil 1
Die E-Rechnung kommt!
Die Einführung der E-Rechnung wird Unternehmen und Steuerberatung in den nächsten Jahren beschäftigen. Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und im Sinne der E‑RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht, sind also keine E-Rechnung.
In den Unternehmen wird eine Anpassung einiger Prozesse notwendig. Folgende Prozesse werden sich auf jeden Fall grundlegend ändern:
- Rechnungslegung
- Rechnungs-Versand
- Rechnungs-Empfang (Annahme)
- Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen
Die größte Änderung besteht sicherlich darin, dass an Stelle von Papier-Dokumenten nun Daten verarbeitet werden. Korrekte/valide Daten der E-Rechnung erhöhen die Sicherheit in der Bearbeitung, sind gut nachvollziehbar, reduzieren Risiken und steigern die Prozessgeschwindigkeit.
Die Vorgaben/Anforderungen zur E-Rechnung gelten nur im geschäftlichen (B2B) Bereich, also bei der Rechnungslegung an Geschäftskunden. Privatpersonen müssen keine E-Rechnung empfangen oder versenden können.
Wie sieht der Zeitplan aus?
Ab dem 01.01.2025 muss jeder inländische Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen und verarbeiten zu können. Für den Rechnungsversender gibt es ab dem 01.01.2025 Übergangsfristen, um E-Rechnungen korrekt erstellen und versenden zu können:
- bis 12.2026: Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Rechnungsformate dürfen nur nach Zustimmung des Empfängers versendet werden. Die Zustimmung erfordert keine besondere Form, sondern kann auch durch konkludentes Handeln (Annahme und Bezahlung der Rechnung) erfolgen.
- ab 01.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem niedrigeren Umsatz bleiben die Sonderregelungen für 2025 und 2026 (s. o.) weiterhin bestehen.
- ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden